TITRE I : DES COMTES  PERSONNELS  DES  ENTREPRISES  (PERSONNES  PHYSIQUES ET  PERSONNES  MORALES)

CHAPITRE II : ORGANISATION  COMPTABLE

ARTICLE 14 : L'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l'authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion. 

ARTICLE 15 : L'organisation comptable doit assurer :

• un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base;

• le traitement en temps opportun des données enregistrées;

• la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

ARTICLE 16 : Pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte.

ARTICLE 17:  L'organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :

• la tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l'unité monétaire légale du pays;
• l'emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un étant débité et l'autre crédité. Lorsqu'une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d'autres comptes;
• la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité;
• le respect de l'enregistrement chronologique des opérations.  Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de l'opération, ou celle de la réception des pièces d'origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d'une journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.  Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.  Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement de ces mouvements devra être mise en oeuvre;
• l'identification de chacun de ces enregistrements précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie;
• le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise. L'opération d'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date de l'inventaire.  Les données d'inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine;
• le recours, pour la tenue de la comptabilité de l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le système comptable OHADA;
• la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédures de traitement agréées, permettant d'établir les états financiers annuels visés à l'article 8 ci-dessus.

ARTICLE 18 : Les comptes du système comptable OHADA sont regroupés par catégories homogènes appelées clauses.   Pour la comptabilité générale, les classes comprennent:

• des classes de comptes de situation ;
• des classes de comptes de gestion.

Chaque classe est subdivisée en comptes identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon leur degré de dépendance vis-à-vis des comptes de niveaux supérieurs, dans le cadre d'une codification décimale.  Le plan de comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations.  Lorsque les comptes prévus par le système comptable OHADA ne suffisent pas à l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, elle peut ouvrir toutes subdivisions nécessaires.  Inversement, si des comptes prévus par le système comptable OHADA sont trop détaillés par rapport aux besoins de l'entreprise, elle peut les regrouper dans un compte global de même niveau, plus contracté, conformément aux possibilités offertes par le système comptable OHADA et à condition que le regroupement ainsi opéré puisse au moins permettre l'établissement des états financiers annuels dans les conditions prescrites.  Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont les intitulés correspondent à leur nature.

ARTICLE 19 : Les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont:

• le livre - journal, dans lequel sont inscrits les mouvements de l'exercice enregistrés en comptabilité, dans les conditions exposées au paragraphe 4 de l'article 17 ci-dessus;
• le grand-livre, constitué par l'ensemble des comptes de l'entreprise, où sont reportés ou inscrits simultanément au journal, compte par compte, les différents mouvements de l'exercice;
• la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture de l'exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l'ouverture de l'exercice, le cumul depuis l'ouverture de l'exercice des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur, à la date considérée;
• le livre d'inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le résumé de l'opération d'inventaire.

L'établissement du livre-journal et du grand-livre peut être facilité par la tenue de journaux et livres auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de l'importance et des besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux de ces supports sont périodiquement et au moins une fois par mois respectivement centralisés dans le livre-journal et dans le grand-livre.

ARTICLE 20 :  Les livres comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte.  Toute correction d'erreur s'effectue exclusivement par inscription en négatif des éléments erronés; l'enregistrement exact est ensuite opéré.

ARTICLE 21 : Les entreprises visées à l'article 13 ci-dessus qui relèvent du système minimal de trésorerie tiennent une simple comptabilité de trésorerie dans les conditions fixées par le système comptable OHAD A. Les états financiers de ces entreprises ainsi que leurs règles d'établissement font l'objet d'une édition distincte.

ARTICLE 22 : Lorsqu'elle repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recouvrir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requises en la matière de telle sorte que:

• les données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l'indication de l'origine, du contenu et de l'imputation de ladite opération et puissent être restituées sur papier ou sous une forme directement intelligible;
• l'irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure d'enregistrement; toute donnée entrée doit faire l'objet d'une validation, afin de garantir le caractère définitif de l'enregistrement comptable correspondant; cette procédure de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque  période qui ne peut excéder le mois;
• la chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite"clôture informatique") au moins trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période considérée;
• les enregistrements comptables d'une période clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent; toutefois, lorsque la date de valeur comptable correspond à une période déjà clôturée, l'opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non encore clôturée; dans ce cas, la valeur comptable de l'opération est mentionnée distinctement;
• la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation conformes à la réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable toute transcription indélébile des données qui entraînent une modification irréversible du support;
• l'organisation comptable garantisse toutes les possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et en donnant droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à l'exécution d'un tel contrôle ;
• les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés. Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis.

Chaque donnée, entrée dans le système de traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit être appuyée d'une pièce justificative probante.

ARTICLE 23 : Les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice. La date d'arrêt doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers.

ARTICLE 24 : Les livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

Source: Journal Officiel, Numéro Spécial 001,  Février 2001.